{"id":29929,"date":"2026-10-07T20:11:08","date_gmt":"2026-10-07T18:11:08","guid":{"rendered":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/?p=29929"},"modified":"2026-10-13T18:30:45","modified_gmt":"2026-10-13T16:30:45","slug":"caracteristicas-de-google-docs","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/caracteristicas-de-google-docs\/","title":{"rendered":"Caracter\u00edsticas de Google Docs que de verdad cambian c\u00f3mo trabaja un equipo"},"content":{"rendered":"\t\t
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Un borrador pasa por cuatro personas en una semana: el redactor lo escribe, el editor lo corrige, el cliente pide cambios y alguien lo publica. Y al final llega el reclamo de siempre: “yo aprob\u00e9 otra versi\u00f3n”. Nadie sabe cu\u00e1l era.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Las caracter\u00edsticas de Google Docs<\/strong> que evitan esa discusi\u00f3n casi nunca salen en las listas para principiantes. Esas listas repiten que est\u00e1 en la nube, que se guarda solo y que varias personas escriben a la vez. Es cierto. Pero no te dice si la herramienta le sirve a tu equipo.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Eso lo dice otra cosa: c\u00f3mo se revisa un texto, c\u00f3mo queda constancia de lo aprobado y qu\u00e9 pasa cuando el contenido salta a WordPress (el programa con el que se administran muchas p\u00e1ginas web). Ese \u00faltimo tramo casi nadie lo cuenta, y es donde m\u00e1s tiempo se va.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Una sola copia para todos: qu\u00e9 cambia frente a Word<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\u00bfCu\u00e1ntas veces te ha llegado un “informe_final_v3_revisado_OK”? Con un programa de escritorio como Word, cada persona abre su propio archivo y alguien termina decidiendo cu\u00e1l vale. En Google Docs todos trabajan sobre el mismo archivo. No hay versiones paralelas que juntar.<\/p>

Eso trae lo que ya sabes: ves el cursor de cada persona, el texto se guarda solo y lo abres desde el tel\u00e9fono sin instalar nada. Todo vive en Google Drive, el espacio de almacenamiento de Google, as\u00ed que el orden del documento depende del orden de la carpeta. Si el Drive es un desastre, el documento tambi\u00e9n. Con las dem\u00e1s aplicaciones gratuitas de Google<\/a> pasa igual.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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El control es el otro lado de la moneda. Un documento es tan privado como su permiso de acceso. Si el enlace queda abierto a cualquiera que lo tenga, circula sin que el autor se entere. Ojo con esto: en casi todas las plataformas y herramientas digitales para empresas<\/a>, el permiso que viene por defecto pesa m\u00e1s que cualquier funci\u00f3n.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Hay tambi\u00e9n un tope, aunque dif\u00edcil de alcanzar. Seg\u00fan la ayuda de Google, un archivo admite edici\u00f3n en hasta 100 pesta\u00f1as o dispositivos abiertos a la vez y se puede compartir con hasta 600 direcciones de correo.<\/p>

Casi ning\u00fan equipo de contenido llega ah\u00ed. La coordinaci\u00f3n falla mucho antes.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Las caracter\u00edsticas de Google Docs que sostienen una revisi\u00f3n de verdad<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Ninguna es nueva. Y aun as\u00ed casi nadie las usa bien. Estas son las que de verdad cambian el trabajo de un equipo.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Modo sugerencia: corregir sin pisar al autor<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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En modo sugerencia<\/strong> el corrector no edita directo: propone. Si borra una frase, esta queda tachada y el texto nuevo aparece en otro color. El autor acepta o rechaza cada cambio, uno por uno. As\u00ed nadie pisa el trabajo de nadie.<\/p>

Cuando todos terminaron, el men\u00fa Herramientas permite revisar las sugerencias y aceptarlas o rechazarlas de una vez. Resiste la tentaci\u00f3n. Aceptar todo de golpe es la forma m\u00e1s r\u00e1pida de publicar un cambio que nadie ley\u00f3.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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El pero: funciona solo si cada persona se acuerda de cambiar de modo. Basta con que alguien edite directo para que ese cambio no aparezca como sugerencia.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Comentarios asignados: un margen que funciona como lista de tareas<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Un comentario se puede asignar a una persona concreta. Escribes su correo con una arroba delante y marcas la casilla de asignaci\u00f3n. Esa persona recibe un aviso por correo, y el comentario sigue abierto hasta que alguien lo marca como hecho.<\/p>

Aqu\u00ed va un detalle que casi ning\u00fan tutorial menciona: seg\u00fan la ayuda de Google, esta funci\u00f3n pide una cuenta de trabajo o de centro educativo. Si tu equipo usa cuentas personales de Gmail, ese es el primer obst\u00e1culo.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Si la cuenta lo permite, el margen deja de ser un lugar para opinar y pasa a ser una lista de tareas con responsable. Se acaba la conversaci\u00f3n paralela en el chat, donde se pierde la mitad del contexto. Y el n\u00famero de la esquina superior derecha cuenta lo pendiente: si no hay n\u00famero, no queda nada abierto.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Cualquier calendario de publicaciones<\/a> serio pide un responsable por pieza, y esta funci\u00f3n lo lleva hasta el p\u00e1rrafo.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Historial de versiones: el registro de qu\u00e9 se aprob\u00f3<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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El historial de versiones<\/strong> guarda cada estado del documento con su autor y su hora. Puedes volver a una versi\u00f3n anterior o sacar una copia de ella. Para verlo necesitas permiso de edici\u00f3n, y solo el propietario puede borrarlo. Esa acci\u00f3n no se deshace.<\/p>

Lo que de verdad sirve es ponerle nombre a las versiones importantes. Si una se llama “borrador aprobado por el cliente”, la discusi\u00f3n sobre la introducci\u00f3n se cierra antes de empezar. Nombrarla toma diez segundos.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Google permite hasta 40 versiones con nombre por documento. En un ciclo de aprobaci\u00f3n normal, con tres o cuatro entregas, sobran. En las hojas de c\u00e1lculo el l\u00edmite baja a 15.<\/p>

Puestas lado a lado, cada funci\u00f3n tapa un hueco distinto:<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Funci\u00f3n<\/th>Qu\u00e9 evita en un equipo<\/th><\/tr><\/thead>
Modo sugerencia<\/td>Cambios hechos sin que el autor sepa qui\u00e9n los hizo ni por qu\u00e9<\/td><\/tr>
Comentarios asignados<\/td>Pendientes que se pierden en el chat<\/td><\/tr>
Versiones con nombre<\/td>Discusiones sobre cu\u00e1l se aprob\u00f3<\/td><\/tr>
Esquema lateral<\/td>Perderse en un texto largo<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Hay otras funciones peque\u00f1as que tambi\u00e9n ahorran tiempo. El esquema lateral es un \u00edndice que se arma solo con los t\u00edtulos del texto y sirve para moverte por un documento largo. Los bloques de construcci\u00f3n son plantillas para lo que se repite. Y la b\u00fasqueda de Drive encuentra palabras dentro de los documentos, no solo por el nombre del archivo.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Lo que se rompe cuando el texto pasa de Google Docs al sitio web<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Aqu\u00ed es donde se pierde el tiempo. Google Docs no guarda texto plano: guarda texto con estilos, y al copiar se los lleva todos. Ninguna lista de funciones lo menciona.<\/p>

Al pegar en la p\u00e1gina web llegan tambi\u00e9n el tama\u00f1o y el tipo de letra del documento, escritos a mano en el c\u00f3digo (el HTML). Eso pisa la tipograf\u00eda del sitio. El resultado: dos art\u00edculos del mismo blog con letra distinta, y nadie lo nota hasta que hay cuarenta publicados.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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El segundo efecto cuesta m\u00e1s verlo. El texto llega partido en decenas de fragmentos, cada uno con su etiqueta de c\u00f3digo sin motivo. El c\u00f3digo se infla y corregir una frase despu\u00e9s se vuelve un dolor de cabeza.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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El defecto que el corrector ortogr\u00e1fico no marca<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Las ligaduras tipogr\u00e1ficas<\/strong> son dos letras, como “fi” o “fl”, guardadas como un solo car\u00e1cter especial. A simple vista se ven igual. Para un buscador son otra cosa: la palabra que guarda ya no coincide con la que el negocio quiere posicionar.<\/p>

Pas\u00f3 en el propio blog de Ingenio: dos entradas dec\u00edan “inteligencia artificial” con ese car\u00e1cter pegado, y para Google la palabra clave no estaba ah\u00ed. Ninguna herramienta de SEO (las que miden el posicionamiento en Google) lo hab\u00eda se\u00f1alado. El corrector ortogr\u00e1fico tampoco.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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C\u00f3mo se evita desde el proceso<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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La soluci\u00f3n es de proceso, no de herramienta. Pega siempre como texto sin formato (Ctrl+May\u00fas+V en Windows, Cmd+May\u00fas+V en Mac) y aplica los t\u00edtulos y las negritas ya dentro del sitio. Quien redacta marca qu\u00e9 es t\u00edtulo y qu\u00e9 es \u00e9nfasis; el dise\u00f1o del sitio decide c\u00f3mo se ve.<\/p>

Con eso desaparecen los dos primeros problemas. Para el tercero toca buscar esos caracteres antes de publicar y reemplazarlos por letras normales. Es un paso manual y aburrido, pero evita perder una palabra clave sin enterarte.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Qu\u00e9 arrastra el copiado<\/th>Qu\u00e9 provoca en el sitio<\/th><\/tr><\/thead>
Estilos en l\u00ednea (tama\u00f1o y tipo de letra)<\/td>Letra distinta a la del resto del sitio<\/td><\/tr>
Texto partido en etiquetas<\/td>C\u00f3digo inflado y correcciones dif\u00edciles<\/td><\/tr>
Ligaduras tipogr\u00e1ficas<\/td>La palabra clave no coincide para el buscador<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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D\u00f3nde Google Docs se queda corto<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Con documentos largos y llenos de im\u00e1genes se pone lento: el cursor salta y el guardado tarda. La propia ayuda de Google recomienda dividir el archivo en documentos m\u00e1s peque\u00f1os cuando uno grande falla al sincronizarse sin conexi\u00f3n. Para un informe con decenas de capturas de pantalla, un programa pensado para maquetar rinde mejor.<\/p>

Tampoco sirve para lo que debe quedar fijo. Un contrato o una propuesta ya enviada se exporta a PDF, porque un documento vivo es lo contrario de uno firmado.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Y est\u00e1 la dependencia que solo notas cuando falla: trabajar sin internet. Funciona en Chrome o Edge, fuera de la navegaci\u00f3n privada, y pide instalar la extensi\u00f3n Google Docs Offline (un complemento del navegador). Adem\u00e1s, hay que activarla mientras todav\u00eda tienes conexi\u00f3n. Casi nadie lo hace a tiempo.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Lo que decide si Google Docs sirve no es cu\u00e1ntas funciones tiene, sino cu\u00e1ntas usa tu equipo. Un documento compartido sin modo sugerencia, sin comentarios asignados y sin versiones con nombre es un archivo de Word<\/em> metido en el navegador. Si llegas a esa conclusi\u00f3n, mira otras opciones: entre las alternativas a Google Workspace<\/a> hay suites como OnlyOffice, que se puede instalar en servidores propios, algo que Google no permite.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Si ma\u00f1ana solo puedes hacer una cosa, acuerda qui\u00e9n nombra la versi\u00f3n antes de cada env\u00edo al cliente. Cuesta poco y es lo m\u00e1s dif\u00edcil de reconstruir despu\u00e9s.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Preguntas frecuentes<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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\u00bfGoogle Docs es gratis? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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S\u00ed, con una cuenta personal de Google. Las cuentas de Google Workspace, el servicio de pago para empresas, cobran por usuario e incluyen m\u00e1s almacenamiento y controles de administraci\u00f3n.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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\u00bfC\u00f3mo se asigna un comentario a otra persona en Google Docs? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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Selecciona el texto, agrega un comentario, escribe el correo de la persona con una arroba delante y marca la casilla de asignaci\u00f3n. La persona recibe un aviso por correo y el comentario queda abierto hasta que se marca como hecho. Ojo: seg\u00fan Google, esta funci\u00f3n pide una cuenta de trabajo o de centro educativo.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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\u00bfCu\u00e1ntas personas pueden editar un documento a la vez? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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Google indica un m\u00e1ximo de 100 pesta\u00f1as o dispositivos con el archivo abierto para edici\u00f3n, es decir, unas cien personas si cada una usa una sola. Aparte, un archivo se puede compartir con hasta 600 direcciones de correo.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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\u00bfSe puede usar Google Docs sin internet? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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S\u00ed, desde Chrome o Edge y fuera de la navegaci\u00f3n privada. Instala la extensi\u00f3n Google Docs Offline y activa la opci\u00f3n sin conexi\u00f3n mientras todav\u00eda tienes internet. Los cambios se guardan al volver a conectarte.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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\u00bfC\u00f3mo se pega texto de Google Docs en WordPress sin que se rompa el formato? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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P\u00e9galo como texto sin formato y aplica despu\u00e9s los t\u00edtulos, las negritas y los enlaces dentro del editor del sitio. Revisa tambi\u00e9n que no hayan viajado ligaduras (letras unidas como fi o fl).<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Un borrador pasa por cuatro personas en una semana: el redactor lo escribe, el editor lo corrige, el cliente pide cambios y alguien lo publica. Y al final llega el reclamo de siempre: “yo aprob\u00e9 otra versi\u00f3n”. Nadie sabe cu\u00e1l era. Las caracter\u00edsticas de Google Docs que evitan esa discusi\u00f3n casi nunca salen en las […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":30119,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"elementor_theme","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[16],"tags":[],"class_list":["post-29929","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-plataformas"],"lang":"es","translations":{"es":29929},"pll_sync_post":{},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/29929","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=29929"}],"version-history":[{"count":13,"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/29929\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":30609,"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/29929\/revisions\/30609"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/30119"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=29929"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=29929"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/ingenio.la\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=29929"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}